אם אתם נמצאים עכשיו בשלבים האחרונים של הקמת המשרד החדש שלכם, מן הסתם אתם נערכים גם לקניית ציוד משרדי כולל כמו: מחשבים, מכשירי טלפון, פקס, ועוד. אחד מפריטי המשרד החשובים ביותר כיום לצורך פעילות משרדית שוטפת הוא המדפסת. מדפסות עונות על כל צורכי ההדפסה שמשרדים רבים נזקקים להם ויש אף כאלו שלא יכולים לפעול ללא מדפסת. צרכים כמו: הדפסת מכתבים ומסמכים שונים, הדפסת דו"חות, משכורות, חשבוניות לספקים וללקוחות ועוד. כיוון שכיום ישנו היצע גדול מאוד של מדפסות בשוק, ולכל עסק יש צרכים שונים, חשוב מאוד לדעת כיצד לבחור את המדפסת הנכונה למשרד, זו שתהיה המתאימה ביותר, שתעזור לו לתפקד על הצד הטוב ביותר, ללא תקלות ובעיות.
בחירת מדפסת למשרד כיצד תבחרו נכון?
כאמור, כיום יש שפע של מדפסות בשוק, והמצאי הרחב עלול קצת לבלבל את הצרכן הממוצע. כדאי לדעת שכשמדברים על מדפסות מתייחסים לשתי קבוצות עיקריות שהן הנפוצות ביותר כיום: מדפסות לייזר ומדפסות הזרקת דיו, השונות זו מזו בטכניקת הפעולה שלהן. קיים סוג נוסף של מדפסות ואלו הן המדפסות המשולבות, שהן מדפסות הכוללות ארבע פונקציות במכשיר אחד: מדפסת, מכונת צילום, פקס וסורק, והן קיימות גם בטכניקה של הזרקת דיו וגם בהדפסת לייזר. לכל אחת מהמדפסות יש יתרונות וחסרונות וחשוב לדעת מהם בטרם בוחרים מדפסות למשרד. כדי לסייע בתהליך הבחירה, חשוב קודם כל למפות את צורכי ההדפסה של המשרד, לבחון את הפונקציות והתכונות שיש לכל מדפסת, ועל בסיס הנתונים האלו לבחור במדפסת הרצויה. ניתן לעשות זאת באמצעות העלאת כמה שאלות בסיסיות.
שאלות שצריך לשאול לפני שקונים מדפסת
האם המשרד זקוק להדפסות צבעוניות או שחור-לבן?
רוב מדפסות הזרקת הדיו כיום הן צבעוניות והן נחשבות לאיכותיות יותר מבחינת איכות ההדפסה הצבעונית. מדפסות לייזר הן לרוב מונוכרומטיות (שחור-לבן), אך ישנן גם מדפסות לייזר צבעוניות, מעט יקרות יותר. איכות הדפסת הטקסט נחשבת איכותית יותר במדפסות לייזר. אם משרדכם נזקק בעיקר להדפסות צבע של גרפיקה ותמונות, כדאי לבחור במדפסת הזרקת דיו. אם צורכי ההדפסה מתמצים בעיקר בטקסטים בכמויות גדולות, עדיף לבחור במדפסת לייזר.
מהי כמות ההדפסה הממוצעת במשרד?
עלות המדפסת מורכבת ממחיר המדפסת ומעלויות ההדפסה. מדפסות לייזר הן יקרות יותר ממדפסות הזרקת דיו, אך יש להן שני יתרונות עיקריים: עלויות הדיו ועמידות המדפסת. מדפסות לייזר נחשבות לעמידות וחזקות במיוחד, והן מסוגלות לעמוד בעומסי הדפסה כבדים במהירות, וללא תקלות. בנוסף, עלויות הדיו נמוכות יותר: מחסניות הדיו במדפסות הזרקת דיו הן יקרות ויש צורך להחליף אותן בתדירות גבוהה. מחסניות הטונר חסכוניות יותר בכך שהן מחזיקות מעמד לאורך זמן ומורידות את עלות ההדפסה פר דף. ככל שכמות ההדפסות עולה- כך תחזור עלות ההשקעה הראשונית יותר מהר. לכן, למשרד הנוהג להדפיס בכמויות גדולות (למעלה מ- 2000 דפים בחודש) עדיף לבחור במדפסת לייזר. למשרד המדפיס פחות מכך תתאים גם מדפסת הזרקת דיו.
מה עוד חשוב לי שהמדפסת תעשה?
בזכות ההתפתחות הטכנולוגית בתחום, מדפסות כיום הן חכמות יותר, ולחלקן יש מספר תכונות או פונקציות המסייעות למשתמש. למשל: הדפסה דו-צדדית, הדפסה חסכונית, הדפסה על שקפים או מדבקות, הדפסה אלחוטית, חיבורי usb, חיבור לרשתות מחשבים ועוד. חשוב לבחון כל מדפסת לגופה ולבדוק אילו תכונות יש לה ואיזה מהתכונות האלו הן כלי חשוב מספיק למשתמשי המדפסת במשרד. כמו כן, כדאי לבדוק תכונות כמו: מהירות הדפסה, גודל ורעש, רזולוציה, זיכרון, כמות הדפים להטענה, גדלי הדפסה ועוד.