בשוק קיים מגוון גדול במיוחד של מכונות צילום בעלות תכונות ותפוקת עבודה המשתנה מדגם לדגם ומחברה לחברה. למרבה הצער, גם ללקוח העסקי לא תמיד ברור לאיזו מכונה בדיוק הוא זקוק, ולכן הוא עלול למצוא את עצמו קונה מכונה יקרה בעלת עלויות תחזוקה גבוהות שאין הוא זקוק לכל התכונות שהיא מספקת.
נדמה כי בעבר הכל היה מסובך הרבה יותר. כך למשל, אם היינו רוצים להדפיס דף היינו ניגשים אל המדפסת, אם היינו רוצים לסרוק אותו היינו צריכים להשתמש בסורק, אם היינו רוצים לצלם מסמך היינו נאלצים להרחיק עד מכונת הצילום ובשביל לשלוח פקס, היינו אמורים למצוא אדם עם פקסימיליה. אך כיום, את כל הדברים הללו ניתן לעשות במוצר אחד בעזרתה של המכונת הצילום המשולבת.
מהפכה הטכנולוגיה: ממכונות אנלוגיות למשולבות מתקדמות
כיום כבר אי אפשר כמעט למצוא בשוק מכונות צילום אנלוגיות, מכונות שנחשבות לנחותות באופן משמעותי מאלו הדיגיטאליות, בעיקר בגלל תאורת הפלורסנט החזקה שגורמת לתופעה הידועה של הופעת פסי אור על ההעתק שצולם. לעומת זאת, המכונה הדיגיטאלית היא למעשה שילוב בין סורק השומר את המסמך המקורי בתוך קובץ ובין מדפסת לייזר המשתמשת בטונר, ולכן ההדפסה עצמה היא באיכות גבוהה ללא קשר למספר העותקים המודפסים.
אופן הפעולה הייחודי של המכונה הדיגיטאלית מאפשרת לה להתחבר למחשב באופן חוטי או אלחוטי ולשמש גם כסורק או מדפסת בפני עצמם. מכונת צילום משרדית מתקדמת ומשולבת הינה מכשיר שלא ניתן לוותר עליו בכל משרד מודרני, המעוניין לייעל ולקדם את שירותיו ואת עבודתו היומיומית.
מערכות משולבות – כל מה שהמשרד צריך במכשיר אחד
מדפסת משולבת היא מדפסת לכל דבר ועניין, בה ניתן להדפיס מסמכים ודפים שונים, אך יחד עם זאת היא גם מעניקה למשתמש את האפשרות לבצע פעולות נוספות, החל מסריקת המסמכים, דרך צילום דפים וכלה בשליחת פקסים. מכונה אחת שיש בה את כל הפונקציות החשובות לניהול משרד, כגון הדפסה, צילום, סריקה ואפשרויות שליחה שונות – חוסכת זמן, כסף, מאמץ והופכת את עבודת המשרד לפונקציונאלית ומהירה.
כל סביבת המשרד הינה היום דיגיטלית ונעזרת בטכנולוגיה חדישה ומתקדמת ולכן גם מכונת הצילום במשרד חייבת לא לפגר אחרי ההתפתחות הטכנולוגית המרשימה שמייעלת את עבודת המשרד. במשרד ממוצע יש דגש על עבודה עם מסמכים – הקלדת המסמכים, הדפסה, צילום, סריקה ושליחת המסמכים הלאה.
צילום שחור לבן מול צבעוני – מה באמת משתלם?
לאחרונה נכנסו לא מעט מכונות צילום צבעוניות לשוק הישראלי ולמעשה כיום מספרן משתווה כמעט לאלו של מכונות הצילום הקלאסיות בשחור לבן. מכיוון שהמחיר שלהן הוא גבוה יותר ולעיתים עשוי להגיע לעשרות אלפי שקלים, על הצרכן לשאול את עצמו האם הוא זקוק לצילום בצבע, או שהוא יכול להסתפק במדפסת צבעונית להדפסת צבעונית מדי פעם.
חשוב שתדעו האם תוכלו להסתפק במדפסת שמדפיסה בצבעי שחור ולבן, או שמא אתם זקוקים למדפסת שתדפיס בצבעוני. אם חשיבות הכמות בעיניכם עולה על חשיבות האיכות, כפי שקורה במשרדים רבים, ישנן מדפסות שמדפיסות כמות גדולה של דפים בזמן קצר, לעומת מדפסות אחרות שפחות מתוכנתות להוציא כמות גדולה בטווח זמנים קצר, אך שמות דגש גדול יותר על איכות ההדפסה.
מהירות עבודה – הפרמטר שמשפיע על היעילות היומיומית
מהירות ההדפסה משתנה ממכונה למכונה, כאשר הדגמים האיטיים ביותר מתחילים מ-16 עמודים לדקה והמהירים ביותר יכולים להגיע גם ליותר מעמוד בשנייה. פרמטר זה חשוב במיוחד למשרדים גדולים או כאלו שמתפעלים את מכונות הצילום שלהם לשירות הציבור באמצעות מכונת מטבעות.
מכיוון שמכונת הצילום המשרדית מצוידת בטכנולוגיה חדישה, מהירות העבודה שלה הינה טובה מאוד והיא מייעלת משמעותית את קצב העבודה במשרד. כך, גם אם יש במשרד עומס עבודה רב של ניהול מסמכים – היא מתמודדת עם העומס בהצלחה יתרה. עצם זה שניתן לסרוק ולשלוח את המסמכים ישירות ממכונת הצילום אל הנמענים דרך המייל או הפקס – גם עוזר משמעותית לייעול העבודה.
גם כאן צריך לקחת בחשבון שמחירן של המכונות המהירות ביותר יכולה לעבור את 40,000 שקלים. כמו כן, יש לשים לב אם מהירות הצילום מתייחסת לצילום בשחור לבן או בצבע.
תכונות מתקדמות שחוסכות זמן וכסף
רוב המכונות היום תומכות בהדפסה דו צדדית, תכונה אשר תורמת לחיסכון בנייר וכמובן שמירה על איכות הסביבה. הזנת דפים אוטומטית גם היא הפכה לסטנדרט כיום, כך שאפשר להטעין את המכונה במספר הדפים הדרוש באמצעות מגירת אחסון, אך גם כאן יש הבדל בכמות הדפים שניתן להזין מראש.
עוד אחד מהדברים המשמעותיים הוא הדפסה דו צדדית, שמאפשרת לחסוך בדפים, כאשר לא כל המדפסות המשולבות אכן תומכות באפשרות הזו. מכונות הצילום המשרדיות המתקדמות מצטיינות באיכות גבוהה של הדפסה וצילום ושומרות על נראות המסמכים המקוריים.
בסופו של דבר, עליכם לקנות את המכונה שמתאימה לכם ולא את המכונה שאותה איש המכירות או ספק הציוד המשרדי שלכם רוצה שתקנו. חשוב לעשות "שיעורי בית" לפני הקנייה – לקרוא על סוגי מדפסות מתוצרת חברות שונות, ללמוד את יתרונותיהן וחסרונותיהן, להתייעץ עם אנשי מקצוע בתחום, לקבל המלצות מאנשים שלהם עסקים באותו הגודל ולעשות סקר שוק מקיף.
המדפסת המשולבת המתקדמת של היום היא הרבה יותר ממכונת צילום פשוטה – היא מרכז השליטה הדיגיטלי של המשרד המודרני. בחירה נכונה של מכונה מתאימה יכולה להיות ההשקעה החכמה ביותר שתעשו למשרד שלכם.